El stockeado (o proceso de carga de productos en el sistema de control de stock), debe ser suficientemente ágil para evitar que se forme un cuello de botella en el depósito, impidiendo o dificultando la entrada y salida de otros productos.
Esta dificultad puede detener el avance de su empresa, evitar que entren nuevos clientes, perder clientes acutales por mala atención, sin mencionar desperdicio de espacio en sus depósitos o almacenes.
La mayoría de las empresas experimientan dificultades de stockeado, que no logran solucionar debido a que el volumen de trabajo diario y la atención de los problemas propios de su negocio absorve totalmente su capacidad de resolución y visualización de opciones de mejora.
Algunos de los problemas que hemos visto en nuestros clientes son:
- No contar con un sistema de control de stock, y utilizar formas de stockeado alternativas como conteos manuales en papel o planillas, que luego otro usuario no las entiende, se pierden o se borran accidentalmente.
- Se cuenta con un sistema de control de stock, pero no es accesible desde el lugar donde se realizan los movimientos, ya sea por falta de red cableada, cobertura wi-fi, o el equipo está en un lugar alejado, lo cual genera demoras y errores.
- El ingreso de datos al sistema es totalmente manual, lo cual también acarrea demoras y errores, y muchas veces estas demoras hacen que el sistema deje de utilizarse.
- No se cuenta con personal capacitado para el uso del sistema de stock. En ocaciones se ha invertido y brindado las herramientas a los empleados, pero no se les instruye en el uso de las mismas.
- El software de stock no se adecua al tipo de productos que se manejan en la empresa, lo cual hace que haya que analizar y dedicar mucho tiempo a cada movimiento de stock, para tratar de hacer reflejar el movimiento realizado en el sistema de stock.
La solución al problema y agilitización del stockeado dependerá en gran parte de la realidad de cada empresa y de cual de los problemas mencionados anteriormente, u otros, sean los causantes.
Estas son algunas opciones de mejora que hemos visto en nuestra experiencia:
Contar con un sistema de stock en la nube, accesible a través de la red en las instalaciones del depósito o almacén, que se encuentre ubicado lo mas próximo posible al área de carga y descarga de productos (o se utilice a través de un dispositivo móvil), con el funcionario correctamente capacitado en el uso del mismo, es una gran ayuda para evitar la pérdida de performance en el stockeado.
Adicionalmente los dispositivos lectores de código de barra son una gran ayuda a la hora de realizar la carga de datos en el sistema, evitando errores de digitación y demoras por las búsquedas por nombres, números de serie etc., siendo posible incluso escanear el código de la ubicación donde será almacenado el producto dentro del depósito.
También es conveniente evitar la impresión del comprobante del movimiento (remito o albarán de entrada o salida), para disminuir la complejidad de la instación de una impresora en el depósito, lo cual ocupa lugar y es otro elemento a entorpecer la operativa, ya que puede estar baja de tinta, dar error de impresión, etc. causando las demoras que tanto se quieren evitar. Es preferible que el sistema tenga la opción de enviar el comprobante por mail, o almacenarlo en una ubicación en la nube (como OneDrive).